É sob o tema Arquivos e Sociedade que o Grupo de Trabalho de Arquivos Municipais (GT-AM) da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas, Profissionais da Informação e Documentação (BAD) e a Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local (MTAAL) da Federación Española de Asociaciones de Profesionales de los Archivos, las Bibliotecas, los Centros de Documentación, de Información Y de Interpretación, los Museos Y los Yacimientos Arqueológicos (ANABAD), organizam, pela primeira vez, um encontro ibérico de arquivos municipais.
No plano nacional, este é o 15º Encontro Nacional de Arquivos Municipais. Neste ano de 2024, associamo-nos à celebração dos 50 anos da Revolução de 25 de Abril, 50 anos de democracia, realçando a importância dos serviços de Arquivo para a construção do Estado de Direito.
Contando com o apoio do Município de Braga, este Encontro vai realizar-se, nos dias 28 e 29 de novembro de 2024. Reserve já a data e mantenha-se atento à chamada para trabalhos.
ORGANIZAÇÃO
- Agustín Sánchez Marchán (Arquivo Municipal de Palência)
- Armando Malheiro da Silva (Universidade do Porto)
- Carlos Guardado da Silva (Universidade de Lisboa)
- Elena Rivas Palá (Archivo Municipal de Zaragoza)
- Gabriel Quiroga Barro (Arquivo do Reino da Galiza)
- Mariano García Ruipérez (Arquivo Municipal de Toledo)
- Miguel Sopas Bandeira (Presidente da Fundação Bracara Augusta e Pró-Reitor da Universidade do Minho)
- Agna Robalo (Município de Coruche)
- Alexandra Lourenço (Secretaria-Geral do Ministério da Justiça)
- Carla Eiriz (Município de Vila Real)
- Cristina Cabornero Herrero (Federación española de asociaciones de archiveros, bibliotecarios, arqueólogos, museólogos y documentalistas (ANABAD)
- Fernanda Sousa (Município de Braga)
- Filipe Leitão (Instituto da Mobilidade e dos Transportes)
- Filomena Machado (Município de Santarém)
- Francisco Fernandez Cuesta (Município de Madrid)
- Helena Neves (Município de Lisboa)
- Miguel Afonso (Município da Marinha Grande)
- Porfírio Correia (Município de Braga)
- Sandra Patrício (Município de Sines)
- Vítor Marinho (Município de Viana do Castelo)
EIXOS TEMÁTICOS
O 15.º Encontro Nacional de Arquivos Municipais e o 1.º Encontro Ibérico de Arquivos Municipais da BAD e ANABAD – procura ser um fórum entre profissionais de Espanha e Portugal, que desempenham ou pretendam desempenhar funções em arquivos municipais ou em distintas instituições de informação e memória locais. Aqui se pretendem discutir políticas, estratégias e modelos de gestão, quadros regulatórios e diretrizes, perspetivas teóricas e práticas, recursos e sustentabilidades, resultados e desafios, experiências e sonhos.
Eixo 1 – Arquivos para a Cidadania e a Consolidação das Democracias
A consulta de documentos nos arquivos municipais sofreu uma transformação óbvia ao longo dos séculos. Deixou de ser privilégio de poucos e passou a ser um direito de todos. Mas a atual universalidade teórica do direito de acesso contrasta com a baixa visibilidade dos arquivos junto do cidadão.
Ainda hoje, o arquivo é o mais desconhecido e o menos utilizado dos serviços de informação. É óbvio que o que não se conhece não existe ou é como se não existisse, o que pode ser ainda pior. O reconhecimento da importancia dos Arquivos depende dos serviços que prestam à administração e aos cidadãos, sendo a resposta às necessidades de informação uma das principais funções dos Arquivos. Para garantir essa resposta é necessário recorrer aos documentos e à informação neles contida. Neste contexto, os recursos humanos, técnicos e económicos que as instituições locais disponibilizam para a gestão da informação condicionam a qualidade dos serviços prestados.
Estes serviços podem ser muito variados e ter diferentes manifestações. Não existe uma classificação consensual dos mesmos, embora possamos distinguir os que oferecemos ao produtor, serviços internos do municipio, e os que desenvolvemos para os cidadãos – serviços externos.
A consulta direta de documentos está altamente condicionada pelas regras aprovadas para regular o seu acesso, tanto geral como sectorial, com áreas tão variadas como as estabelecidas pela União Europeia, pelos países membros, ou pelos próprios municípios nos seus regulamentos.
Analisar devidamente este quadro regulamentar, tão variado e por vezes confuso, nem sempre é tarefa fácil. Os arquivos municipais são afetados de forma desigual pela legislação em matéria de transparência e de património histórico. As limitações estabelecidas nos regulamentos sobre a proteção de dados pessoais, o direito de autor, a propriedade intelectual, etc., dão origem a diferentes interpretações que podem limitar os direitos dos cidadãos.
Neste eixo, queremos incluir contributos profissionais relacionados com o desenvolvimento dos serviços que prestamos a partir dos arquivos municipais, destacando aqueles que incidem sobre o nosso papel na salvaguarda dos direitos dos cidadãos e na melhoria do conhecimento que têm sobre a função dos Arquivos e dos documentos que neles conservados. É importante conhecermos os contributos que podemos dar a partir dos arquivos municipais relacionados com:
- Propostas e realidades que favoreçam a consolidação dos valores democráticos da nossa sociedade.
- Atividades que promovam a igualdade entre homens e mulheres e os direitos das minorias.
- Políticas de divulgação que contribuam para a sensibilização da importância do património documental ibérico.
- O problema do acesso aos documentos e o seu impacto na prestação de serviços aos cidadãos.
Eixo 2 – Arquivos para a transparência Ativa e Integridade pública
Sendo os municípios as instituições da administração pública mais próximas dos cidadãos, com capacidade de gestão do seu território e dos cidadãos que vivem nele e dele usufruem, os arquivos municipais enquanto instituições de informação têm um papel basilar na promoção do acesso à informação, como direito fundamental. A disponibilização de informação de forma ativa contribui para a promoção da prestação de contas e da responsabilização da gestão de topo, da transparência e da integridade pública das instituições e dos seus representantes. De igual modo, o acesso à informação permite reforçar o papel dos cidadãos na gestão da coisa pública, bem como a diminuição das vulnerabilidades sociais, reconhecendo-se a importância da informação para o cumprimento do (Objetivo do Desenvolvimento Sustentável (ODS) 16 da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU), designadamente nas metas: 16.5, que visa reduzir substancialmente a corrupção e o suborno sob todas as suas formas;16.6, que visa desenvolver instituições eficazes, responsáveis e transparentes em todos os níveis; 16.7, que visa garantir a tomada de decisão responsável, inclusiva, participativa e representativa a todos os níveis; e 16.10, que visa assegurar o acesso público à informação e proteger as liberdades fundamentais, em conformidade com as legislações nacionais e os acordos internacionais.
Neste sentido, a gestão da informação desempenha um papel-chave no reforço da cidadania e para a qualidade das Organizações.
Neste âmbito, a título de exemplo, propõem-se os seguintes tópicos para apresentação de comunicações:
Os arquivos municipais e a integridade pública no âmbito dos ODS;
- Programas de Integridade Pública como definição de estratégias de prevenção e combate da corrupção;
- A transparência e o acesso à informação (ex. Portaria 112/2023);
- Os sistemas de informação e as plataformas de registo;
- Preservação e transformação digital.
Eixo 3 – Modernização Administrativa e Qualidade das Organizações
Se, no final do século XX e início do século XXI, o surgimento da “sociedade em rede” e o desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação levantaram grandes esperanças para a melhoria da modernização e da qualidade das organizações, na segunda década do século XXI, essas expectativas ainda não foram totalmente atendidas.
No campo dos arquivos, parecia que a formulação de teorias que integrassem o novo paradigma informacional (o continuum), o surgimento de padrões de gestão documental e de qualidade e a criação de sistemas de gestão documental arquivística (em correlação com modelos de requisitos) eram as ferramentas necessárias para exigir das Administrações, e das organizações em geral, o protagonismo que sempre foi negado aos arquivos.
Mas, embora todos esses avanços teóricos tenham ajudado os profissionais a enfrentar, com maior confiança, os desafios que a realidade da gestão administrativa oferece, a sua tradução na prática tem sido muito mais complexa e muitas vezes dececionante. A realidade é que o desenho de sistemas de gestão documental tem dado pouca atenção a uma conceção unitária dessa gestão, separando radicalmente o controlo contínuo dos processos administrativos e a qualidade e disponibilidade da informação que geram, da conservação permanente dos documentos selecionados pelo seu valor secundário.
Por outro lado, os processos de avaliação e seleção de documentos ainda estão muito focados nos documentos acumulados no final do ciclo e têm dificuldade em evoluir para abordagens que avaliem a necessidade de documentar os próprios processos.
É verdade que se registaram progressos claros, em Espanha e Portugal, nas áreas legislativas, no desenvolvimento de normas de interoperabilidade e políticas de gestão documental ou na implementação de sistemas de gestão documental que aspiram a ser globais, mas ainda há grandes desafios a enfrentar. Alguns deles serão:
- Como conseguir um equilíbrio e uma comunicação fluída entre a gestão contínua e a conservação de documentos nado-digitais?
- Como implementar o arquivo eletrónico em pequenas organizações e, em particular, em entidades locais?
- Como abordar e harmonizar a prática da avaliação de documentos em ambientes híbridos e contextos administrativos complexos?
Eixo 4 – Arquivos, participação e construção de comunidades
Os arquivos municipais constituem-se enquanto serviços de informação na gestão estratégica municipal do território com um papel-chave no apoio à tomada de decisão sobre políticas, programas, projetos e eventos. Porém, propõe-se a mudança de foco da informação produzida e acumulada para um novo foco: as pessoas. Redefinido o seu foco, o arquivo municipal transforma-se radicalmente na sua principal função, a mediadora, impondo-se como lugar de encontros, facilitador da construção de diálogos, construtor de conhecimento sobre o território e, consequentemente, promotor do empreendedorismo. Simultaneamente, destaca-se o seu papel cultural, devendo convocar as pessoas para si, na medida em que lhe cabe, a partir da informação acumulada municipal e societal, preservando e inventando Memórias silenciadas ou sub-representadas, valorizar identidades, construir comunidades.
Neste âmbito, a título de exemplo, propõem-se os seguintes tópicos para apresentação de comunicações:
- Arquivos Municipais, centros de conhecimento sobre o território;
- Arquivos Municipais e empreendedorismo;
- O papel dos Arquivos Municipais na inventio de memórias e na valorização de identidades locais;
- O Arquivo Municipal como espaço de diálogo e participação;
- Experiências de dinamização social, cultural e educativa;
- A promoção da inclusão na garantia da preservação da diversidade das fontes e através da sua representação;
- Projetos de participação cidadã nos Arquivos Municipais.
DATAS IMPORTANTES A NÃO ESQUECER
3 de julho a 31 de agosto | Submissão de propostas (Comunicações, Apresentações 24×7 e Posters)
até 30 de setembro| Notificação aos autores das propostas
15 de outubro | Publicação do programa final
31 de outubro | Entrega de comunicações
10 de julho a 18 de novembro | Inscrições
CHAMADA PARA TRABALHOS
Submeta as suas propostas até 31 de agosto.
Veja os modelos para submissão:
INSCRIÇÕES
Participe neste Encontro e contribua com as suas questões!
Proceda aqui à sua inscrição!
Associados da BAD / ANABAD | 15€
Não associados | 30€
Optar pela inscrição com a maior brevidade possível ajuda-nos num bom planeamento do Encontro.
Convidamos as empresas, em 2024, a constituírem-se parceiras dos Eventos BAD. Mais informações aqui!
PROGRAMA
Programa (provisório) disponível em setembro
Programa (provisório) disponível em setembro
INFORMAÇÕES ÚTEIS
Sugestão | Restaurante Migaitas (Fórum Braga) – veja aqui a emenda preparada para os participantes no Encontro! (informação disponível brevemente)
APOIO
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